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L’hôtellerie est un système de gestion de l’environnement de travail qui permet de mettre à disposition des espaces de travail sans les assigner à un employé spécifique dans un bureau. Il est parfois confondu avec le hot desk, une autre méthode d’avoir des espaces de travail non assignés. La différence entre l’un et l’autre est que si l’hôtellerie est basée sur des réservations d’espace préalables, dans le hot-desking la réservation n’est pas nécessaire.

Les entreprises ont trois types d’attribution d’espace de travail :

Des études récentes concluent que certains types de salariés tels que les représentants ou les vendeurs ne sont au bureau que pendant 30 % de leur temps. D’autre part, le télétravail contribue également à réduire le temps passé au bureau.
Ces deux points ont amené les organisations à repenser l’utilité d’allouer un lieu de travail fixe, ainsi que la nécessité d’aménager différents types d’espace pour différents types de tâches au sein d’un même bureau. Il y a donc un nomadisme qui est non seulement externe (télétravailleurs, voyageurs, etc.) mais aussi interne.

Avec l’augmentation du prix des espaces commerciaux, les entreprises cherchent à maximiser l’espace de travail et à minimiser les coûts. L’hôtellerie présente une solution pour atteindre ces objectifs et est particulièrement intéressante pour les organisations qui ont un nombre élevé de travailleurs qui se déplacent ou qui sont habituellement absents du bureau. Le concept découle d’un hôtel où les employés doivent réserver une place pour une certaine période de temps.

Les systèmes hôteliers peuvent aller de solutions très basiques à des solutions de haute technologie. Le fonctionnement optimal de ce type de système est obtenu lorsqu’il est utilisé de manière intégrée avec le reste de la technologie de l’organisation. L’entreprise utilise un logiciel qui lui permet d’enregistrer toutes ses ressources. Un employé a un nom d’utilisateur et un mot de passe qui lui permettent d’accéder à la réservation hôtelière, d’où il peut réserver les places par nom ou par numéro. Certains programmes leur permettent même de sélectionner une zone à travers la gestion graphique des espaces.

Une fois la réservation effectuée, une série de services peuvent être ajoutés, comme le réacheminement des appels vers l’espace de travail, la préparation de documents, etc.

De nombreux logiciels obligent l’employé à effectuer un processus d’enregistrement lorsqu’il occupe l’espace précédemment réservé.

L’hôtellerie est née et continue d’être utilisée dans les entreprises qui se consacrent à la représentation commerciale et au conseil. La raison de sa prolifération est que la plupart des employés de ce type d’organisation ne sont pas au bureau, ce qui réduit la quantité de ressources de l’entreprise qu’ils doivent utiliser.

Bien que l’hôtellerie ait commencé dans les organismes de consultation, elle ne se limite pas à eux. Toute organisation ayant des employés qui effectuent des tâches intellectuelles peut bénéficier du concept d’hôtellerie.

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